วิธีจัดเก็บเอกสาร

วิธีจัดเก็บเอกสาร ไม่ว่าองค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ ย่อมจำเป็นต้องมีการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน เอกสารหนังสือสัญญา เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารส่วนตัว เป็นต้น เอกสารต่างๆ ที่มีจำนวนมาก เอกสารที่มีความจำเป็นที่ต้องเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด สิ่งเหล่านี้กลายมาเป็นปัญหาสำหรับหลายๆ องค์กร ที่มีพื้นที่จำกัด และการจัดเก็บเอกสารอย่างไรให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อเป็นการฝึกระเบียบวินัยในการจัดการเอกสารในองค์กร

วิธีจัดเก็บเอกสาร

วิธีจัดเก็บเอกสาร

1. ทำการแยกประเภท หมวดหมู่ ของเอกสาร และจัดเก็บเข้าสู้แฟ้ม ตู้เอกสารที่มีการทำป้ายบอก

2) แปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารทางคอมพิวเตอร์ ตามความเหมาะสม ซึ่งเอกสารบางประเภทที่ไม่มีความจำเป็น หรือ มีความจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นเวลานาน การแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของสื่อคอมพิวเตอร์ โดยใช้ Document Management Software ในการบริหารจัดการเอกสาร จะทำให้ลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร สามารถค้นหาข้อมูลในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถเก็บเอกสารไว้ได้นาน และปลอดภัยมากกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษ

3) การจัดเก็บเอกสารที่อยู่ในรูปแบบทางคอมพิวเตอร์ ควรมีการแยก folder และมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งาน และมีการสำรองข้อมูลไว้ โดยปกติแล้วหลายๆ องค์กรเริ่มมีการนำระบบ File Server เข้ามาไว้ส่วนกลางเพื่อใช้สำหรับการจัดเก็บข้อมูล โดยมีการกำหนดมาตรฐานและระเบียบข้อตกลงสำหรับองค์กรในการเก็บเอกสาร วิธีจัดเก็บเอกสาร ทางคอมพิวเตอร์ก็สามารถนำระบบ ISO 9001 มาประยุกต์ใช้งานได้

4) การเก็บเอกสารอีเมล์ ในปัจจุบันอีเมล์ถือได้ว่าได้รับความนิยมเป็นอย่างมากสำหรับการติดต่อสื่อสารและการแนบไฟล์ข้อมูล สำหรับการจัดเก็บเอกสารทางอีเมล์ ควรมีการแยก save ไฟล์เอกสารออกมา หรือแปลงเอกสารไปให้อยู่ในรูปแบบของโปรแกรม office แทน เพราะหลายๆ องค์กรมักจะมีปัญหาเรื่องพื้นที่การใช้งานในอีเมล์ใหญ่ จนทำให้ระบบล่ม พื้นที่ไม่พอ หรือโปรแกรมอีเมล์ เช่น outlook, lotus note มีการเรียกใช้งานข้อมูลได้ช้า ทำให้เสียเวลาในการทำงาน ลักษณะนี้เป็น วิธีจัดเก็บเอกสาร ที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้ใช้งาน ซึ่งบ่อยครั้งมักจะเกิดปัญหากับข้อมูลในอีเมล์จนข้อมูลมีการสูญเสีย ดังนั้นองค์กรควรมีการออกระเบียบหรือมาตรฐานให้บุคลากรปฏิบัติตาม เพื่อลดความเสียหายเอกสารในโปรแกรมอีเมล์

5) เอกสารทางแชท ในปัจจุบันระบบแชทได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก เช่น Line, WeChat, Facebook Message, Sky และอื่นๆ เนื่องจากความสะดวกรวดเร็วและมีปัญหาน้อยกว่าการใช้งานอีเมล์ ทำให้บุคลากรส่วนใหญ่มีการคุยงานและมีการส่งเอกสารผ่านทางระบบแชท ซึ่งบ่อยครั้งมักจะลืมการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งในส่วนนี้จะเป็นปัญหาอันดับต้นๆ ในยุคที่เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตและระบบแชทกำลังรุ่งเรือง ควรมีการกำหนดมาตรฐานในการเก็บเอกสารเช่นเดียวกัน แต่ทันนี้ขึ้นอยู่กับองค์กรและความรับผิดชอบส่วนบุคคลเป็นสิ่งสำคัญ

เราจะเห็นได้ว่า วิธีจัดเก็บเอกสาร แต่ละชนิดจะมีวิธีการจัดเก็บที่แตกต่างกันออกไป แต่ทั้งนี้ส่วนใหญ่แล้วต้องคำนึงถึงระเบียบวินัยของผู้ปฏิบัติงานเป็นหลัก หากผู้ปฏิบัติงานยึดถืออุปนิสัยส่วนตัวเป็นหลัก ก็มักจะทำให้การจัดเก็บเอกสารในองค์กรเกิดปัญหา ดังนั้นองค์กรควรมีการปลูกฝังและฝึกอบรมพนักงานอย่างสม่ำเสมอในการบริหารเอกสารและการปฏิบัติงานตามระเบียบขององค์กร เพื่อเป็นประโยชน์ต่อองค์กรต่อไป

ระบบคิดเงินร้านอาหาร

ระบบคิดเงินร้านอาหาร หรือ Restaurant Retail POS เป็นระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการบริหารร้านอาหาร เช่น การสั่งรายการอาหาร โปรแกรมคิดเงินร้านอาหาร ระบบจองโต๊ะอาหาร ระบบบริหารพนักงาน และระบบส่งเสริมการขาย ส่วนลดและโปรโมชั่นต่างๆ การให้การบริหารจัดการร้านอาหารง่ายขึ้น เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเปิดกิจการร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านเบเกอรี่ ผับบาร์หรือสถานบันเทิง เป็นต้น หรือสำหรับผู้ที่มีกิจการอยู่แล้วแต่ยังไม่ได้นำ ระบบคิดเงินร้านอาหาร เข้ามาใช้งาน สำหรับครั้งนี้เราจะมาแนะนำการเลือกใช้ โปรแกรมคิดเงินในร้านอาหาร เพื่อใช้ในการบริหารร้านอาหาร ดังนี้

วิธีการเลือกระบบคิดเงินร้านอาหาร

1. ควรเลือกซื้อระบบคิดเงินร้านอาหารและอุปกรณ์ POS ที่เกี่ยวข้องจากบริษัทเดียวกัน ซึ่งปกติจะมีการจัดโปรโมชั่นสำหรับลดราคา หรือหากสามารถเลือกซื้อจากบริษัทที่มาออกงานแสดงสินค้าและนวัฒกรรมซอฟแวร์ที่ส่วนใหญ่จะจัดแสดงในกรุงเทพฯ อย่างต่อเนื่อง ทำให้ได้ราคาถูกกว่าการซื้อผ่านเว็บไซต์ แต่หากไม่สะดวกจำเป็นต้องซื้อผ่านเว็บไซต์ ก็สามารถดูรายละเอียดและตรวจสอบข้อมูลจากลูกค้าที่บริษัทให้บริการอยู่

2) ระบบคิดเงินร้านอาหาร ควรมีการพัฒนาและปรับปรุงให้ทันสมัย และรองรับการขยายสาขาหรือกิจการของผู้ลงทุนในอนาคต

3) เงื่อนไขการบริการหลังการขายของบริษัทที่จำหน่ายระบบ POS

4) เจ้าหน้าที่ Support ของบริษัทที่จำหน่ายระบบ POS เนื่องจาก ระบบคิดเงินร้านอาหาร หลายๆ ร้านจะมีเวลาในการเปิดร้านค้าที่แตกต่างกันออกไป หากกรณีอุปกรณ์เสียควรมีเจ้าหน้าที่ให้การสนับสนุนกรณีเร่งด่วน เพื่อป้องกันปัญหาในการบริการลูกค้า

5) กรณีลูกค้ามีสาขา หรืออยู่ในเขตต่างจังหวัด ควรมีระบบสำรอง หรือมีอุปกรณ์สำรอง ตามความเหมาะสม

ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบคิดเงินร้านอาหาร

• ปัญหาด้านพนักงาน ควรมีการฝึกฝนทักษะในการใช้ ระบบคิดเงินร้านอาหาร
• ปัญหากรณีฉุกเฉิน ระบบอินเตอร์เน็ตขัดข้อง อุปกรณ์เสีย ซึ่งควรจะมีอุปกรณ์สำรองหรือมีเจ้าหน้าที่คอยสนับสนุน

Best Network Troubleshooting Tools

Best Network Troubleshooting Tools สำหรับโปรแกรมซอฟแวร์ที่ใช้สำหรับตรวจสอบและแก้ไขปัญหาด้านเครือข่าย สำหรับองค์กรที่มีการวางระบบเครือข่าย หรือแม้กระทั้งองค์กรสากลเช่น Data Center, ISP เป็นต้น ที่ใช้ระบบ Lan ไปจนถึงระบบ Internet ระดับสากลที่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายการใช้งานไว้ ย่อมที่จะไม่ต้องการความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นกับระบบเครือข่าย อันจะก่อให้เกิดความเสียหายอย่างรุนแรงกับธุรกิจและระบบทางคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้อง การป้องกันปัญหาทางด้านเครือข่ายเราสามารถใช้ Network Troubleshooting Monitoring Program ในการตรวจสอบ สำหรับเจ้าหน้าที่ไอทีที่มีส่วนเกี่ยวข้องที่ต้องดูแลระบบเครือข่ายหรือองค์กรใดที่ยังไม่มีการใช้ระบบตรวจสอบเครือข่าย ในวันนี้จะมาแนะนำ Best Network Troubleshooting Tools ไว้เป็นเครื่องมือช่วยดูแลระบบ ดังนี้

Best Network Troubleshooting Tools

1. NetkaView Network Manager เป็นระบบบริหารจัดการเครือข่ายโดยบริษัทของคนไทย สามารถใช้ตรวจสอบอุปกรณ์ด้านเครือข่ายได้หลายยี่ห้อเช่น Cisco, Juniper, Extreme, H3C, Huawei, 3Com, Redback, and Foundry. NetkaView Network Manager can manage multi technologies e.g. IP, VLAN, MPLS VPN, VPLS, QoS, IP SLA, NetFlow, sFlow, NBAR ได้รับรางวัลนวัฒกรรมจากหลายสถาบัน ระบบ monitor ผ่าน web application ที่พัฒนาด้วยภาษา .net สามารถดูรายละเอียดได้ที่เว็บไซต์ netkasystem.co.th

NetkaView Network Manager Tool

2) Network Performance Monitor เป็นของบริษัทในอเมริกา ระบบ monitor ผ่าน web application ที่พัฒนาด้วยภาษา .net ซึ่งบริษัทนี้จะมีแยกผลิตภัณฑ์ออกเป็นส่วนย่อยๆ ข้อดีคือสามารถเลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมเพื่อนำมาดูแลระบบเครือข่ายได้ แต่ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

3) Cacti เป็น open source ที่ได้รับความนิยมอีกตัวหนึ่งที่สามารถจัดการ monitor server และ monitor network ได้เบื้องต้นเหมาะสมองค์กรที่มีขนาดเล็กและระบบเครือข่ายไม่ซับซ้อนมากนัก ถือได้ว่าเป็น Best Network Troubleshooting Tools ที่เป็นฟรีซอฟแวร์ได้ พัฒนาจากภาษา PHP

Cacti Example Network Troubleshooting Tools

4) Observium รองรับการทำงานบน Linux, BSD and Cisco networks ซึ่งอาจจะไม่ครอบคลุมสำหรับอุปกรณ์ยี่ห้ออื่น

Best Network Troubleshooting Tools

หวังว่า Best Network Troubleshooting Tools ที่เลือกมาให้ในวันนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กร โดยเลือกใช้ตามความเหมาะสมของระบบในองค์กรและผู้ที่มีส่วนรับผิดชอบควรมีการฝึกฝนทักษะและแสวงหาความรู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบเครือข่าย เพื่อเป็นประโยชน์สำหรับองค์กร และป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น