วิธีจัดเก็บเอกสาร
วิธีจัดเก็บเอกสาร ไม่ว่าองค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ ย่อมจำเป็นต้องมีการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน เอกสารหนังสือสัญญา เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารส่วนตัว เป็นต้น เอกสารต่างๆ ที่มีจำนวนมาก เอกสารที่มีความจำเป็นที่ต้องเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด สิ่งเหล่านี้กลายมาเป็นปัญหาสำหรับหลายๆ องค์กร ที่มีพื้นที่จำกัด และการจัดเก็บเอกสารอย่างไรให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อเป็นการฝึกระเบียบวินัยในการจัดการเอกสารในองค์กร
วิธีจัดเก็บเอกสาร
- ทำการแยกประเภท หมวดหมู่ ของเอกสาร และจัดเก็บเข้าสู้แฟ้ม ตู้เอกสารที่มีการทำป้ายบอก
2) แปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารทางคอมพิวเตอร์ ตามความเหมาะสม ซึ่งเอกสารบางประเภทที่ไม่มีความจำเป็น หรือ มีความจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นเวลานาน การแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของสื่อคอมพิวเตอร์ โดยใช้ Document Management Software ในการบริหารจัดการเอกสาร จะทำให้ลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร สามารถค้นหาข้อมูลในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถเก็บเอกสารไว้ได้นาน และปลอดภัยมากกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษ
3) การจัดเก็บเอกสารที่อยู่ในรูปแบบทางคอมพิวเตอร์ ควรมีการแยก folder และมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งาน และมีการสำรองข้อมูลไว้ โดยปกติแล้วหลายๆ องค์กรเริ่มมีการนำระบบ File Server เข้ามาไว้ส่วนกลางเพื่อใช้สำหรับการจัดเก็บข้อมูล โดยมีการกำหนดมาตรฐานและระเบียบข้อตกลงสำหรับองค์กรในการเก็บเอกสาร วิธีจัดเก็บเอกสาร ทางคอมพิวเตอร์ก็สามารถนำระบบ ISO 9001 มาประยุกต์ใช้งานได้
4) การเก็บเอกสารอีเมล์ ในปัจจุบันอีเมล์ถือได้ว่าได้รับความนิยมเป็นอย่างมากสำหรับการติดต่อสื่อสารและการแนบไฟล์ข้อมูล สำหรับการจัดเก็บเอกสารทางอีเมล์ ควรมีการแยก save ไฟล์เอกสารออกมา หรือแปลงเอกสารไปให้อยู่ในรูปแบบของโปรแกรม office แทน เพราะหลายๆ องค์กรมักจะมีปัญหาเรื่องพื้นที่การใช้งานในอีเมล์ใหญ่ จนทำให้ระบบล่ม พื้นที่ไม่พอ หรือโปรแกรมอีเมล์ เช่น outlook, lotus note มีการเรียกใช้งานข้อมูลได้ช้า ทำให้เสียเวลาในการทำงาน ลักษณะนี้เป็น วิธีจัดเก็บเอกสาร ที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้ใช้งาน ซึ่งบ่อยครั้งมักจะเกิดปัญหากับข้อมูลในอีเมล์จนข้อมูลมีการสูญเสีย ดังนั้นองค์กรควรมีการออกระเบียบหรือมาตรฐานให้บุคลากรปฏิบัติตาม เพื่อลดความเสียหายเอกสารในโปรแกรมอีเมล์
5) เอกสารทางแชท ในปัจจุบันระบบแชทได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก เช่น Line, WeChat, Facebook Message, Sky และอื่นๆ เนื่องจากความสะดวกรวดเร็วและมีปัญหาน้อยกว่าการใช้งานอีเมล์ ทำให้บุคลากรส่วนใหญ่มีการคุยงานและมีการส่งเอกสารผ่านทางระบบแชท ซึ่งบ่อยครั้งมักจะลืมการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งในส่วนนี้จะเป็นปัญหาอันดับต้นๆ ในยุคที่เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตและระบบแชทกำลังรุ่งเรือง ควรมีการกำหนดมาตรฐานในการเก็บเอกสารเช่นเดียวกัน แต่ทันนี้ขึ้นอยู่กับองค์กรและความรับผิดชอบส่วนบุคคลเป็นสิ่งสำคัญ
เราจะเห็นได้ว่า วิธีจัดเก็บเอกสาร แต่ละชนิดจะมีวิธีการจัดเก็บที่แตกต่างกันออกไป แต่ทั้งนี้ส่วนใหญ่แล้วต้องคำนึงถึงระเบียบวินัยของผู้ปฏิบัติงานเป็นหลัก หากผู้ปฏิบัติงานยึดถืออุปนิสัยส่วนตัวเป็นหลัก ก็มักจะทำให้การจัดเก็บเอกสารในองค์กรเกิดปัญหา ดังนั้นองค์กรควรมีการปลูกฝังและฝึกอบรมพนักงานอย่างสม่ำเสมอในการบริหารเอกสารและการปฏิบัติงานตามระเบียบขององค์กร เพื่อเป็นประโยชน์ต่อองค์กรต่อไป
AdeptITBlog 